ASSISTANCE A MAITRISE D'OUVRAGE - AUDITS

Assistance méthodologique et organisationnelle


Organisation du projet

Une condition de réussite d’un projet est la qualité de son organisation. L’approche méthodologique d’ENVEA consiste à commencer nos missions par mettre en place une organisation simple et claire, assurance de succès. Cette organisation permet d’identifier les acteurs du projet, les étapes clés, les objectifs et moyens associés, et bien sûr le planning de réalisation.

Analyse de situations existantes

L’analyse de l’existant est un préalable à toute étude. Elle permet d’identifier une situation avec tous ses paramètres humains et techniques, d’évaluer ses avantages et ses défauts, et de définir des spécifications réellement adaptées aux situations à la fois existantes et souhaitées, pour ne pas se tromper dans le choix d’une solution :

  • évaluation des logiciels, compétences et moyens informatiques disponibles,

  • étude des processus existants (avantages, defauts), 

  • mise en évidence des flux de données, ce qui fonctionne bien, ce qui ne fonctionne pas, ce qui doit être mis en place

  • étude détaillée des données disponibles, de leur format, de leur usage possible,

  • Recherche d’interopérabilités entre les données, les logiciels, les processus, ….

Recueil des besoins

Sur la base d’une situation existante connue, nous procédons au recueil des besoins des utilisateurs et de l’organisation (note : il est courant que l’analyse de l’existant et le recueil des besoins se pratiquent simultanément)

  • Mise en évidence de manques ou d’un existant mal utilisé, de processus manquants ou non appliqués …

  • Recueil des demandes en matière de données, de reporting, de résultats,

  • Recueil des besoins en termes d’outils informatiques, de compétences ou de processus

  • Mise en adéquation des objectifs de l’organisation et des besoins exprimés par les acteurs du projet

Proposition de solutions

Au regard des objectifs fixés par l’organisation et des données recueillies auprès des acteurs du projet, ENVEA propose à ses clients des solutions pour corriger des problèmes identifiés. Ces solutions peuvent être d’ordre méthodologique (meilleure utilisation de tel ou tel logiciel, recherche d’une solution nouvelle, etc) mais aussi organisationnelle (plan de formation pour des utilisateurs, optimisation de certains processus, externalisation ou internalisation de certaines tâches…)

Analyse du ROI attendu ou prévisible (retour sur investissement)

Toutes les organisations sont à la recherche de gains de productivité et d’une meilleure organisation du travail. C’est une tâche importante d’ENVEA, au sein du projet que de savoir identifier les coûts prévisibles du changement (acquisition de logiciels, matériels, formations, maintenance, gestion du changement…), à comparer aux gains escomptés sur la productivité (résultats, reporting, aide à la décision, processus optimisés, temps de travail, qualité du travail et des relations humaines et sociales).








Assistance à la consultation des prestataires


Cahier des Charges

ENVEA réalise la synthèse des besoins exprimés, des objectifs de l’organisation et des contraintes de la situation existante pour rédiger les documents techniques nécessaires à une consultation d’entreprises (CCTP).

Appels d’offre et choix d’un prestataire

Nous participons également au suivi des appels d’offres pour l’acquisition de solutions logicielles et/ou de prestations. ENVEA assure durant cette phase tout le support opérationnel pour aider l’organisation à faire son choix (grilles d’analyse, participation aux démonstrations et aux réunions de choix ….).



Assistance au pilotage de projet

De par l’expérience de ses collaborateurs, ENVEA est à même de proposer une assistance au pilotage d’un projet voire le pilotage complet d’un projet de mise en place de solutions de gestion de patrimoine. 

Notre offre comprend :

  • Réalisation et suivi du Plan Assurance Qualité ou suivi de l’application du PAQ du fournisseur

  • Organisation et animation des diverses réunions de projet ou participation à ces réunions en appui au chef de projet de l’organisation

  • Mise en place du planning et suivi de planning

  • Suivi des réalisations des fournisseurs de données ou de logiciels : paramétrages, maquettages, prototypages, installations ….

  • Organisation et validation des recettes

  • Contrôle et réception des livrables: données, fournitures, documentations …

  • Planification et suivi de la réalisation des formations ….

  • Suivi du changement auprès des utilisateurs : communication interne

 

 

Assistance opérationnelle

En marge d’un projet de mise en place d’une solution logicielle intégrée, ENVEA peut proposer une assistance opérationnelle pour améliorer, optimiser ou mieux organiser une situation existante. Cela recouvre par exemple :

  • Les logiciels: spécification de développements ou de paramétrages à réaliser sur les outils informatiques en place, et si nécessaire,  prise en charge du suivi de leur réalisation par une société tierce

  • Le Système d’Information: Etude d’optimisation du système d’information et spécification d’interfaces, traque des redondances et des coûts masqués ….

  • Les données: études d’optimisation des opérations d’acquisition des données graphiques ou textuelles, préconisation et réalisation d’actions et de traitements sur les données

  • Les plans: mise à jour régulière des plans

 


EXPERTISE DE DONNEES GRAPHIQUES ET TEXTUELLES

Etats des lieux des données existantes

Les données existantes sont un capital à partir duquel votre système d’information peut se développer, mais si leurs formats sont disparates, ou qu’il n’existe pas de liens entre-elles, elles deviennent un obstacle à la mise en place de processus efficaces. ENVEA peut vous aider à recenser et à évaluer vos données.

Documentation graphique

  •  Etude et qualification du format des données graphiques et rapport sur leur exploitabilité

  • Analyse et qualification du contenu des plans (exhaustivité, fiabilité, continuité, qualité) et proposition d’un classement de la documentation en fonction de critères de qualité définis avec les responsables du projet

  • Audit de l’accessibilité des plans (lieux de stockage, conditions physiques et logique d’accès)

  • Pour les plans numériques, analyse de l’organisation externe et interne des plans (nommage des fichiers, rangement, structure interne des objets en couches, structure des objets graphiques, etc)

Données textuelles

  • analyse des types de bases de données et de fichiers, des capacités d’exports en formats neutres ou d’échange avec d’autres bases de données, adéquation au schéma directeur de l’organisation,

  • analyse de l’exhaustivité et de la qualité du contenu

  • Analyse critique du schéma de données

  • Pour les données informatiques dans des formats divers (fichiers textes, tableurs...),

  • études des formats, de la récupérabilité, de l’interopérabilité, de la fiabilité de ces données ….

 

 

 

 

Propositions des plans d'action

A partir du diagnostic établi sur les données existantes, ENVEA propose et spécifie les actions nécessaires pour permettre une utilisation rationnelle et optimale de vos données.

  • Rédaction d’une Charte graphique destinée à fixer les règles d’organisation de vos plans numériques

  • Organisation d’une armoire à plans électroniques : étude et réalisation de l’organisation des documents

  • Définition ou optimisation d’un modèle de bases de données,

  • Spécification d’interfaces à réaliser

  • Externalisation de la fonction de mise à jour des plans …

  • ……

 

Relevés - Saisie - Traitement de données et réalisations

ENVEA peut également réaliser les actions nécessaires sur les données (avec des sociétés partenaires lorsque cela est nécessaire).

  • Relevés sur site pour création de plans au format Autocad (avec des partenaires tiers selon le cas)

  • Traitement des plans pour les rendre conformes à la Charte Graphique

  • Mise à disposition de personnel par périodes régulières pour maintenir à jour les plans de bâtiments

  • Organisation des données dans les plans pour optimiser leur exploitation en base de données

  • Constitution d’armoires à plans thématiques

  • Organisation et optimisation de bases de données

 


PRESTATIONS DE FACILITIES MANAGEMENT

Aménagement de l'espace - Space planning

L’organisation et l’optimisation des espaces est au cœur des préoccupations des entreprises ou organismes qui doivent souvent se réorganiser pour faire face à de nouvelles situations dans leurs métiers de base: restructurations, déménagements, croissance ou décroissance de personnel, mise aux normes des locaux …. ENVEA apporte compétences et moyens pour aider les équipes des Moyens Généraux à répondre rapidement aux exigences de leur direction, pour agir vite et bien.

Etude de situation

  • Relevés de bâtiments, de plateaux ou d’implantations existantes par une équipe d’architectes

  • Cartographie thématique de répartition des entités administratives dans les bâtiments

  • Elaboration du programme d’optimisation de l’occupation des locaux avec prise en compte des contraintes physiques du bâtiment mais aussi des contraintes temporelles, sociales et humaines.

Projets

  • Collecte et mise en forme du programme de la réorganisation ou de la nouvelle implantation

  • Réalisation d’études d’aménagement ou de réorganisation de locaux tertiaires : plans de macro-zoning et micro-zoning, plans d’implantations détaillées

  • Etudes de postes de travail et de mobilier et consultation des entreprises

Réalisation

  • Assistance au suivi des travaux

  • Etude de signalétique

  • Réception des travaux

 

 

 

Ingénierie de déménagement

Petit ou grand, un déménagement est toujours une opération complexe qui nécessite expérience, organisation et rigueur. ENVEA peut vous assister dans toutes vos opérations de transferts.

  • Réalisation du programme de transfert

  • Consultation des entreprises

  • Création des listes de transfert et des fiches de mouvements

  • Pilotage de l’entreprise en charge du transfert

  • Accompagnement des occupants lors de la préparation puis après le déménagement

  • Rédaction du Livret d’accueil des occupants


PROGRAMMATION

Analyse des situations existantes
  • prise en compte des données disponibles

  • étude des besoins et de l’activité de l’organisme occupant

  • mise en évidence des flux d’activité,

  • analyse des données du terrain ou de l’ouvrage existant

Rédaction des rapports de pré-programmation
  • Mise en adéquation des besoins et de l’existant

  • Prise en compte des données techniques liées à l’activité

  • Proposition programmatiques

Rédaction de sénarii
  • Elaboration de documents graphiques et synthétiques analysant diverses solutions possibles

  • Etudes de coûts de réalisation

  • Organisation et conduite du projet avec les équipes du Maître d’Ouvrage

 

Rédaction de programmes techniques détaillés
  • Rédaction du dossier final à partir de tous les éléments collectés et validés

  • Intégration des documents graphiques

  • Intégration des documents règlementaires et spécifications techniques diverses

Assistance au choix pour la maîtrise d'oeuvre
  • Analyse des projets présentés

  • Production de grilles d’analyses comparées des projets et de synthèses