Par Philippe Stroh
Les organisations ont de plus en plus besoin de mettre en place des espaces de travail sur mesure, rapidement configurables à la main des opérationnels.
Le Space Agility Management vise à mettre en place et outiller des modes de fonctionnement innovants pour permettre aux services opérationnels de concevoir des espaces de travail en collaboration avec les directions immobilières garantes de la mise à disposition des infrastructures bâtimentaires nécessaires.
Les entreprises qui ont fait le choix de s’engager dans la Transformation Digitale ont fait leur la recomposition de la relation au travail, à la productivité, à l’équilibre professionnel/personnel, à la relation aux autres, au groupe, souvent résumé dans le concept de Qualité de vie au Travail.
Les témoignages des entreprises de tous secteurs (entreprises du secteur privé industrielles ou de service, entreprises publiques, Etablissements Publics) convergent vers le besoin de prendre en compte de façon toujours plus réactive dans le space management de nouvelles dimensions :
- Création de corridors de diffusion et de partage des savoirs
- Gestion des communautés par projet/sujet/domaine/location
- Gestion des diversités
- Respect des Identités
La mise à disposition d’espaces de travail adaptés est une composante de l’attractivité de l’entreprise et de sa capacité à attirer des compétences en tension. Comme le souligne le Gartner (Market guide for IWMS –2016), le fonctionnement en silo de la gestion immobilière est remis en cause par les changements nés des transformations en cours (digital workplace, IoT, travail à distance…).
L’immobilier se doit ainsi de devenir partie prenante de démarches agiles. Les utilisateurs recherchent des espaces servant les objectifs des différentes étapes de leur projet. Les mots clés des chefs de projet sont modularité, adaptabilité, réactivité pendant que les directions immobilières se doivent de gérer les structures bâtimentaires sur un pas de temps bien plus long.
Le « Space Agility Management » (SAM) recouvre les processus permettant de configurer les locaux pour répondre aux besoins opérationnels des projets, outillés ou non par une plateforme collaborative d’échanges.
- Le Design Thinking portée sur la créativité
- Le backlog avec une équipe de développeurs confronté à l’utilisateur
- Des Sprints nécessitant des espaces différenciés (réunion débout, Salle projet, espace recette, zone démo…)
- Les mise en production (zone de devops)
Sur un projet de ce type, la volonté ou non de mixer les profils, la capacité à développer la « fertilisation croisée » ou au contraire à apporter une rigueur dans le fonctionnement, la mise à disposition des équipements nécessaires (tableau de créativité, espace Kanban, imprimantes 3D) ont une importance primordiale sur la réussite du projet, l’originalité et la viabilité des solutions proposées et globalement le rapport qualité/coût du projet.
Aujourd’hui la situation est d’un côté, les nouveaux tenants gérant les nouveaux attributs avec crayon/papier et, de l’autre côté, les responsables immobiliers peinant à répondre aux nouveaux besoins opérationnels et à offrir un référentiel immobilier constamment actualisé.
Un SAM moderne doit s’appuyer sur :
- Le partage des enjeux et des composants de la Transformation des espaces entre les acteurs impliqués
- La formalisation des processus correspondants
- Une GED adaptée
- Une gestion dynamique des espaces
Avec SAM, les utilisateurs pourront préparer eux-mêmes leurs espaces de travail, positionner les différents profils et les équipements indispensables à la réussite des projets. Avec SAM, les services immobiliers pourront optimiser l’allocation des espaces, être partie prenante dans les processus de réaménagements de locaux tout en conservant la maîtrise des référentiels.