Axel Dobbelaere , 12/07/2022
Article écrit en collaboration avec Plusquellec Jean-François et Jean Cyril.
L’application efm est une application de gestion de parcs
immobiliers complète proposant de multiples fonctionnalités permettant au
client d’organiser ses biens et son personnel de manière simple, mais de façon
détaillée. Dans cette brève nous allons vous détailler les principaux
fondamentaux de la solution Enveaefm.
Le tout premier détail apporté à l’application est la matérialisation de la carte du monde permettant de visualiser clairement la localisation de vos différents établissements, bâtiments, etc.
Vous pouvez interagir avec chacun d’entre eux directement sur la carte en sélectionnant le projet immobilier que vous souhaitez.
Pour ce qui est du parc immobilier en tant que tels, en plus d’une visualisation par carte et par arborescence sur le côté gauche de votre écran, la solution possède 4 menus déroulants proposant chacune des possibilités différentes. Nous allons donc voir l’ensemble des fonctionnalités
permettant cette gestion immobilière.
2.La gestion du parc immobilier
Le menu inventaire comprend l’ensemble des types d’entité immobilière que vous possédez.
Ci-dessous le détail de ces types :
- Bâtiment
- Établissement
- Niveau
- Bail
En sélectionnant l’un de ces types, l’application vous listera dans un tableau la liste des entités appartenant au type sélectionné avec en colonnes les caractéristiques pour chaque type.
2.1Cycle de vie
L’application gère un cycle de vie pour chaque bâtiment. Ce cycle de vie se visualise par le changement d’état du bâtiment. L’état du bâtiment peut prendre plusieurs valeurs :
- Acquisition
- Ouvert
- Projet
- Fermé
La valeur acquisition est prise par l’état du bâtiment quand le bâtiment ne possède aucun projet associé.
Le bâtiment passe à l’état « projet » quand un projet est créé à un établissement associé à ce bâtiment et que la date de début de projet est dans le passé.
Le bâtiment passe à l’état « Fermé » quand la date de fermeture est dans le passé.
2.2 Gestion des occupants
Outre la gestion de biens immobiliers, il s’agit également d’une gestion du personnel. Envea permet la visualisation complète du nombre d’employés par site, par bâtiments et par niveau. Ils peuvent être rajoutés unitairement via le menu « Créer Occupant » ou grâce à notre fonctionnalité d’import Excel qui permet d’insérer des listes d’occupants en masse. Ces occupants peuvent être visualisés sur des plans Autocad permettant ainsi d’avoir une représentation géométrique de vos espaces et une répartition de ces occupants dans ces derniers.
Enfin, Envea a mis en place une fonctionnalité de déménagement permettant de faire des mouvements de salariés importants en cas de création de nouveaux sites/bâtiments, niveaux ou bien même des mutations.
En plus de toute cette fonctionnalité organisationnelle s’ajoute des possibilités bien plus spécifiques, mais permettant une expérience utilisateur complète.
3.Outils d’organisation spécifique
3.1 La notion des baux associés aux bâtiments
L’application permet de paramétrer les baux associés aux bâtiments et d’alerter via une notification par mail que le bail va bientôt expirer.
3.2 La création d’étiquette de porte
Efm rend possible la création d’étiquette de porte personnalisée en fonction de l’occupant. De ce fait, lors de déménagements, l’affectation des bureaux change. Il faut remplacer les étiquettes permettant d’identifier les occupants présents dans chaque local.
Pour conclure sur ces notions immobilières, elles sont surtout utiles aux décideurs des entreprises qui peuvent avoir une vue d’ensemble de leur organisation sans pour autant se déplacer sur les différents sites pour voir de quoi il en retourne.
Toutes ces fonctionnalités internes à Envea efm permet la gestion de vos parcs immobiliers, mais permet aussi de rentrer en interaction avec nos différents plugins :
- Un plugin fonctionnant avec Excel
- Un plugin fonctionnant avec Autocad
- Un plugin fonctionnant avec MsProject
Ces interactions avec ces différents logiciels aident à la qualité de prestation de l’application Envea efm et c’est ce que nous allons voir dès à présent.
4.Les différents plugins d’efm
Efm est une application qui peut communiquer avec plusieurs autres applications externes permettant une diversité de fonctionnalité et une utilisation du logiciel efm plus poussée. Efm peut simultanément fonctionner avec les applications Autocad, Ms Project et Excel.
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1) Le plugin Autocad
Autocad est un logiciel de dessin principalement destiné à l’architecture qui permet de synchroniser les positions des occupants d’un plan avec efm.
Pour accomplir cela, les étapes sont les suivantes :
- On ouvre un plan sur Autocad
- On ouvre la palette du plugin
- Cette palette propose plusieurs actions dont celle de positionner les occupants sur le plan.
- On active l’action de positionner les occupants et on les place sur le plan. Les positions sont automatiquement mises à jour dans la base de données efm.
Une autre importante fonctionnalité est la
synchronisation.
En cliquant sur le bouton de synchronisation, cela
envoie toutes les informations présentes sur le plan à l’application efm.
Ces informations sont l’ajout ou suppression de locaux, le changement des surfaces des locaux….
Autocad est donc un plugin idéal permettant d’avoir une
vue d’ensemble des positions de chaque individu en temps réel.
2) Le plugin MSProject
Le Plugin MS Project est fortement associé à la fonctionnalité de gestions des biens concernant les travaux et permet de contenir l’ensemble des dates liées aux différents travaux des biens de l’entreprise. Cela permet de transmettre les différents échelons des phases de travaux dans un bâtiment.
3) Le Plugin Excel
Enfin, le plugin pour Excel permet d’interroger la base de données eFM pour récupérer directement dans un feuillet les caractéristiques de toutes les entités d’une même nature (comme un bâtiment ou un établissement).
Pour conclure, le but de l’entreprise utilisant la solution Envea est un but informationnel et organisationnel. Grâce à Envea l’entreprise peut connaître en temps réel la situation et l’utilisation de l’établissement par ses salariés. De cette information, l’entreprise peut en déduire les coûts immobiliers de son parc et ainsi avoir une plus grande maîtrise de ses coûts globaux.
Enfin, l’écriture de cet article n’aurait pas été possible sans l’aide de Monsieur Jean-François Plusquellec et Monsieur Cyril Jean.