En plus des économies réalisées sur les coûts immobiliers, le flex-office permet également d’optimiser l’utilisation des ressources telles que l’électricité, le chauffage, la climatisation, et bien d’autres. En adaptant l’utilisation de ces ressources à la présence réelle des employés, les entreprises peuvent réduire leurs factures d’énergie et leurs coûts d’exploitation. Par exemple, lorsqu’un espace de travail n’est pas utilisé, il peut être mis en « mode économie d’énergie », ce qui permet de réaliser des économies supplémentaires. Le flex-office permet donc une gestion plus efficace des ressources et contribue à la réduction des coûts opérationnels. 

La solution e.fm, à l’aide de son référentiel de données techniques et de localisation, ses tableaux de bord et les nombreux inventaires proposés, permet une analyse précise de la situation et un pilotage de tous les instants, en voici quelques exemples : 

1- L’optimisation des espaces : La parfaite connaissance des locaux et de leurs usages facile le pilotage des allocations d’espaces au fil du temps. L’identification du taux d’occupation des postes de travail par direction, par niveau de bâtiment permet de comprendre et d’en ajuster le nombre en fonction des besoins des résidents. La capacité à simuler des aménagements différents permet alors d’optimiser les espaces en fonction des contraintes en perpétuel changement.  

2- Baisse des coûts liés à l’immobilier : La solution e.fm de Envea facilite l’optimisation au plus près des besoins des espaces et permet ainsi de réallouer, de libérer des zones non-utilisées et sous-utilisées. En réduisant et en comprenant mieux l’utilisation de ces espaces et grâce aux analyses de données, un ajustement pertinent peut-être apportés aux coûts, tels que : l’entretien, l’électricité, le chauffage, la climatisation, les fournitures de bureaux, les équipements, les services externes, etc. Ce pilotage permet une réduction des coûts de fonctionnement lié aux bâtiments. 

3- Productivité des employés : L’adoption d’un environnement de travail flexible et mieux organisé, en accord avec les besoins des collaborateurs, permet de stimuler la productivité des employés. En effet, cela permet de travailler de manière collaborative, dans des espaces adaptés aux besoins des salariés.  

4- Diminution de l’emprunte carbone : Par la réduction des consommations des bâtiments telles que l’énergie, l’eau, l’électricité, le chauffage, et bien d’autres, l’entreprise contribue activement à la réduction de son emprunte carbone, au respect de l’environnement et à l’attente de ses objectifs RSE. 

L’analyse des données joue un rôle essentiel dans le contexte du flex office. Des outils comme notre application e.Flex peuvent fournir des données précieuses sur l’utilisation de l’espace de travail, les tendances et les habitudes des employés. Ces informations, considérées comme des KPI (Key Performance Indicators), sont essentielles pour les Directions Financières. Elles permettent d’effectuer des analyses approfondies et d’identifier des opportunités d’optimisation supplémentaires. Par exemple, en examinant les données d’utilisation de l’espace, les entreprises peuvent identifier les périodes de pointe et les périodes creuses, ce qui peut les aider à mieux planifier et allouer leurs ressources. Nous pouvons étendre cela a d’autre sujets, tels que l’approvisionnement de la cantine d’entreprise ou la commande de matériel informatique. En effet, grâce à ces nombreuses données, il sera possible de déterminer les quantités optimales de commandes d’approvisionnement pour la cantine, évitant les commandes inutiles et les aliments non consommés, réduisant ainsi le gaspillage et par extension, les factures. En complément, l’analyse des données peut améliorer l’efficacité des commandes de matériel informatique. En utilisant des outils de suivi des commandes et des bases de données, les entreprises peuvent avoir une visibilité les besoins en matériel informatique de leurs employés, tels que les types d’équipements requis et la fréquence des commandes. Par conséquent, elles peuvent anticiper les besoins et maintenir un stock adéquat et ajuster son approvisionnement pour répondre à la demande en temps voulu. Cela évite les retards ou les frustrations liés à des commandes en attente et permet aux employés d’avoir accès aux équipements nécessaires pour mener à bien leurs activités. Les données peuvent également révéler des opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle, comme l’identification de zones où des ajustements peuvent être apportés pour améliorer l’utilisation de l’espace. En utilisant les données de manière proactive, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et optimiser l’utilisation de leurs ressources.

Nos solutions facilitent la gestion des déménagements et des changements d’affectation des employés. Le directeur immobilier peut planifier et suivre les mouvements du personnel, en réservant les espaces de travail nécessaires à l’avance. Cela réduit les perturbations liées aux déménagements et garantit une transition fluide pour les employés. De plus, les inventaires permettent une connaissance détaillée de la composition et de la typologie des espaces.

Le flex-office permet aux employés de réserver des espaces de travail en fonction de leurs besoins. Cela signifie que les entreprises n’ont pas besoin de fournir un poste de travail fixe à chaque employé. Au lieu de cela, les espaces de travail sont utilisés de manière partagée, ce qui réduit les investissements initiaux et les dépenses en immobilisations liés à l’achat de mobilier de bureau, de fournitures et d’autres équipements coûteux. Les employés peuvent choisir un bureau disponible lorsqu’ils en ont besoin, que ce soit pour une journée complète ou une demi-journée. Cette approche permet une meilleure utilisation des ressources disponibles et réduit les coûts liés à l’achat de mobilier et d’équipements pour chaque employé. 

La mise en place du flex-office offre de nombreux avantages en termes de réduction des coûts immobiliers. Tout d’abord, elle permet d’optimiser l’utilisation de l’espace de bureau, ce qui peut éviter aux entreprises de louer ou d’acheter un espace excessif. En adaptant l’utilisation de l’espace aux besoins réels des employés, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives à long terme. Cela leur permet également de réorganiser les espaces avec une meilleure optimisation, en créant des environnements de travail plus fonctionnels et adaptés aux différentes activités. 

La solution e.fm propose une fonctionnalité de gestion des listes de déménagement. Les positions de départs sont automatiquement renseignées. Il reste aux gestionnaires à renseigner les positions d’arrivée, les dates de déménagement prévisionnelles. Le déménagement peut avoir lieu de site à site, ou sur le même site en fonction des besoins. Les dates de réalisation effectives permettent de suivre avec précision l’avancement des déménagements. 

S’il existe des plans au format natif Autocad, alors ceux-ci seront automatiquement mis à jour, lors de leur ouverture, avec les nouvelles positions des occupants.