Article écrit par Saadi Samy.
Dans cet article, nous allons identifier les différences marquantes entre 3 concepts stratégiques des entreprises : Le Space Management, le Space Planning et le Flex-Office. En effet, les Services Généraux et les Directions Immobilières pilotent leurs espaces et cherchent les meilleurs moyens pour les optimiser, les rendre plus performants. Nous verrons également leurs complémentarités et leurs avantages.
1 – L’espace comme ressource : un enjeu important de l’entreprise
L’espace est un bien économique unique : il fonctionne mieux lorsqu’il est utilisé par certaines personnes ou à des fins spécifiques. Cela, sans compromettre ses propriétés ou utilisations prévues, pour d’autres personnes. L’espace collectif suppose donc que l’usage par les uns ne limite pas l’accès aux autres (dans les objets pour lesquels il est conçu) ni les possibilités d’autres usages (dans les fonctions pour lesquelles il est créé).
De plus, l’espace ne s’utilise pas de la même manière que d’autres biens. Il offre un éventail d’utilisations plus large que son utilisation effective. Par exemple, un couloir peut permettre ou empêcher les rencontres et les discussions en fonction de sa conception. Contrairement à un système technique, l’espace se caractérise non seulement par son fonctionnement, mais aussi par la diversité des fonctions qu’il offre.
Enfin, l’espace n’est pas consommé de la même manière que les biens de consommation. Il ne se détériore pas avec l’utilisation (à l’exception des problèmes d’entretien) ; au contraire, sa valeur augmente avec son utilisation. L’espace se développe en fonction de son utilisation, et économiser son utilisation n’a aucun avantage. Cela augmenterait les coûts tout en réduisant sa valeur. En fin de compte, la valeur de l’espace réside dans sa pratique et son utilisation active.
2- Le Space Management : une gestion quotidienne de ses espaces
Ce concept fait référence à la gestion de l’inventaire des espaces d’un environnement. Concrètement, cela comprend des actions de suivi, de supervision et de contrôle des lieux.
Répondant à plusieurs objectifs clés de l’entreprise, ce concept s’est peu à peu, depuis les années 1990, ancré dans le quotidien des organisations. Aujourd’hui, il est essentiel d’optimiser sa gestion et ses flux par la connaissance des espaces, leur pilotage ou encore l’intégration des occupants au sein des locaux.
En conséquence, mettre en place un logiciel de Space Management vient avec son lot d’avantages :
A. Identification précise des espaces et réduction des coûts immobilier
Une gestion efficace de l’espace a un impact direct sur les dépenses de personnel et d’hébergement, et donc sur les résultats financiers de l’entreprise. Le logiciel de gestion de l’espace fournit des données en temps réel pour optimiser l’utilisation de chaque millimètre d’espace, réduisant ainsi les coûts inutiles. Cela permet d’éviter les coûts inutiles et de payer des prestations pour un espace inutilisé. Les décisions basées sur des données précises peuvent réduire considérablement les coûts du portefeuille immobilier.
B. Création d’un environnement de travail efficace et agréable
Pour accroître la satisfaction et l’engagement des employés, les Services Généraux doivent fournir des espaces de travail adaptés à leurs besoins. Cela implique un équilibre entre fournir suffisamment d’espace pour le confort, la concentration et les besoins individuels tout en évitant le gaspillage d’espace. Différents types d’espaces, tels que des zones de calme et des espaces de détente, sont essentiels pour y arriver. Les solutions logicielles de gestion de l’espace fournissent des données claires sur l’occupation et l’utilisation de l’espace, permettant de prendre des décisions basées sur les besoins réels des employés.
C. Construction de rapports avec indicateurs
La gestion des données sans logiciel dédié est complexe et peu fiable en raison de la fragmentation et de la pluralité des données. Les solutions de Space Management sont idéales pour être intégrées dans un IWMS, centralisant toutes les données en temps réel et garantissant leur exactitude. Cela permet aux Services Généraux et aux Directeurs Immobiliers de générer des rapports d’utilisation, de la répartition de la charge et de planifier des améliorations futures. Les logiciels de la sorte éliminent la fragmentation des données, en stockant toutes les informations relatives à la gestion des installations et à l’immobilier dans une seule base de données. Cela améliore la compréhension de la situation et in-fine améliore la qualité du service.
D. Répondre aux besoins d’adaptation des locaux et de leur aménagement
Par définition, les locaux sont voués à évoluer. Par évolution, nous entendons que les locaux doivent continuellement s’adapter aux circonstances de l’entreprises, aux besoins de celle-ci et de ses employés, au respect des chartes de sécurité, mais également aux enjeux économiques et environnementaux. La mise en place d’un logiciel de Space Management permet l’atteinte de ces objectifs et en conséquence la création d’une organisation agile et flexible, permettant une adaptation rapide aux changements, sans interruption de service.
3 – Le Space Planning : l’aménagement au service de l’optimisation
Tout comme le Space Management, le Space Planning est un courant qui a vu le jour dans les années 1990. Initialement centré sur l’optimisation des espaces de travail, dans un monde en quête de performance financière, ce concept à évoluer progressivement vers une approche plus globale de l’aménagement d’espaces.
Aujourd’hui, le Space Planner assume la réflexion, la mise en œuvre et le pilotage des aménagements au sein d’une entreprise avec une concentration toute particulière sur la complémentarité des espaces, en favorisant le bien-être des salariés.
De nombreux enjeux sont incarnés par le Space Planner :
A .Optimiser l’utilisation des espaces
En complémentarité avec les logiciels de Space Management, le fer de lance du Space Planner est l’optimisation des espaces et ainsi favoriser une meilleure utilisation de ceux-ci. Cela engendre des économies et une meilleure flexibilité des espaces pour s’adapter aux besoins ponctuels de l’entreprise.
B. Favoriser l’interaction entre les services et entre les salariés
« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite » – Henri Ford.
Mettre en place une structure favorisant la collaboration, est également une des casquettes du Space Planner. En effet, plus les personnes sont proches géographiquement, plus les interactions sont facilitées et une effervescence peut se créer vers un but commun.
C. Création d’un équilibre entre bien-être et efficacité
C’est peut-être l’un des points qui a pris le plus de poids au sein des réflexions d’aménagement d’espaces en entreprise : comment concilier bien-être et efficacité ? Tirer le meilleur parti de chacun de ses salariés est un besoin central de chaque entreprise, si ce n’est même le plus important. Cependant, pour y arriver, le bien-être doit être garantie et il passe en partie par la création d’espaces permettant à la fois efficacité et confort.
4 – Le Flex-Office : travailler efficacement, selon son besoin
Ce nouveau mode d’organisation devient aujourd’hui une référence en entreprise. Fondé sur des principes tels que la confiance et la qualité de vie au travail, il s’ancre peu à peu dans notre quotidien.
Le Flex-Office, c’est l’absence de poste de travail attitré. Par opposition aux bureaux individualisés, le Flex-Office est un partage des espaces en fonction des besoins. C’est une réponse d’adaptation des espaces aux besoins quotidiens suite à la mise en place du travail hybride.
Les réflexions sur les modes de travail sont au cœur des discussions stratégiques des entreprises et le Flex-Office présente des avantages recherchés par celles-ci :
A. Créativité
Le Flex-office présente la particularité de permettre aux collaborateurs de s’installer au bon endroit au bon moment. Cela implique aussi auprès de qui l’on souhaite. Il permet une plus grande flexibilité des échanges entre les partenaires des entreprises pour pouvoir finaliser les projets en cours. Il octroie également la possibilité de découvrir des ambiances de travail différentes exerçant ainsi une influence positive sur le bien-être de chacun et donc sur sa performance.
B. Productivité
Ce qu’on peut reprocher aux modes travail plus traditionnels, qui s’appuie sur un poste de travail affecté au collaborateur, c’est une perception de routine, de toujours aller au même endroit, à la même heure. La perspective du Flex office permet d’offrir une liberté de mouvement au salarié, ce qui permet un meilleur épanouissement. Il est plus enclin à travailler de manière productive. Le salarié, étant maître de ses actions et de ses choix peut s’organiser comme il le souhaite, le rendant plus autonome et plus productif. S’il a besoin de discuter d’un projet, il peut le faire sur site. Au contraire, s’il souhaite être plus tranquille, il peut travailler dans un espace clos, ou chez lui. Grâce au travail hybride et au Flex Office, le salarié voit son confort augmenter de manière significative.
C. Gain de temps
Pour le cas du télétravail, le Flex office n’est pas influencé par le temps de trajet. Cela permet également d’éviter la source de stress supplémentaire et de retard. La réduction de situations de stress ou d’incertitudes favorisent la productivité et l’efficacité individuelle.
D. Réduction des coûts
Un poste de travail n’est occupé, en moyenne, que de l’ordre de 50% à 60% du temps. De plus, les dernières études montrent qu’un poste de travail coûte, en moyenne, 15 000€ à l’année pour l’entreprise. Le Flex-office permet d’optimiser les coûts de surfaces et postes de travail, voire à les réduire. Cette réduction d’espaces s’accompagne généralement par la création d’espace commun (box, quiet room, salle de créativité).
5- Des concepts différents, qui se chevauchent
A. Des différences fines mais claires
Le Space Management se concentre sur la gestion quotidienne d’un espace de travail, en optimisant son utilisation et en gérant les coûts associés, tandis que la Space Planning se concentre sur la conception et l’optimisation de l’aménagement de l’espace pour créer un environnement de travail fonctionnel.
Le Flex Office, quant à lui, est un modèle d’organisation de l’espace de travail qui augmente la flexibilité en permettant aux employés de choisir où ils souhaitent travailler. Il se distingue par l’offre d’espaces diversifiés et la promotion de la mobilité au sein de l’entreprise.
En bref, le Space Management est une question de gestion, le Space Planning fait référence à la conception des espaces et le Flex Office est un mode d’organisation se concentrant sur la flexibilité dans l’utilisation des espaces de travail.
B. Une complémentarité vers un but commun
Les trois concepts englobent la gestion de l’espace, l’aménagement de l’espace et l’utilisation des bureaux. Ils se chevauchent avec un objectif commun : optimiser l’utilisation de l’espace de travail pour accroître l’efficacité opérationnelle.
Ils partagent également un but commun : gérer les coûts immobiliers et assurer la satisfaction des employés en créant un environnement de travail fonctionnel et agréable.
Ensemble, ils travaillent tous dans le but de maximiser l’efficacité tout en répondant aux besoins changeants de l’entreprise, ses objectifs, ses stratégies et ses employés.
6 – En bref : l’optimisation de l’espace est un objectif commun
L’espace est une ressource économique unique caractérisée par une diversité d’utilisations possibles et une augmentation de la valeur grâce à une exploitation active. Le Space Management se concentre sur la gestion opérationnelle quotidienne des espaces dans le but d’optimiser l’utilisation de l’espace et de réduire les coûts. Parallèlement, le Space Planning se concentre sur la conception d’environnements de travail fonctionnels qui favorisent le bien-être et l’efficacité du travail des employés. Enfin, le Flex-Office favorise la flexibilité en permettant aux salariés de choisir des lieux de travail variés, en accord avec leurs besoins. Bien que ces concepts diffèrent dans leur approche, ils partagent un objectif commun : optimiser l’utilisation du lieu de travail pour améliorer l’efficacité, répondre aux besoins changeants des entreprises, tout en garantissant la satisfaction des employés et en maîtrisant les coûts. En fin de compte, ces 3 concepts engendrent une synergie positive, dans le but de créer un environnement de travail efficace et confortable.